Privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers, vrijwilligers en bezoekers van de Roeselare Marathon. De organisatie is in handen van vzw De Rode Lopers. Wij dragen grote zorg voor jouw privacy en behandelen alle persoonsgegevens conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Welke gegevens verzamelen wij?

Bij de inschrijving voor de jogging verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

Identificatiegegevens: Voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht.
Contactgegevens: E-mailadres, telefoonnummer, noodnummer en adres.
Sportieve gegevens: Gekozen afstand en de bedrijfsnaam (voor de bedrijvenloop).
Financiële gegevens: Betalingsgegevens voor de afhandeling van het inschrijfgeld.

2. Waarom verwerken wij deze gegevens? (Doeleinden)

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Het organiseren, administreren en veilig laten verlopen van het sportevenement.
Het toewijzen van borstnummers en het elektronisch registreren en publiceren van de looptijden.
Het verzenden van praktische informatie over het evenement (zoals starttijden, praktische info en parkeermogelijkheden).
Het afhandelen van het inschrijfgeld.

3. Elektronische tijdsregistratie en uitslagen

De wedstrijd maakt gebruik van elektronische tijdsregistratie via een chip in of op het borstnummer.

Om de uitslagen correct te kunnen berekenen, worden jouw naam, geboortedatum, geslacht, eventuele bedrijfsnaam en borstnummer gedeeld met onze externe tijdsregistratiepartner.
Na afloop van het evenement worden de officiële uitslagen (voornaam, achternaam, leeftijdscategorie, bedrijfsnaam en gelopen tijd) openbaar gepubliceerd op onze website en/of het platform van de tijdsregistratiepartner.

4. Publicatie van foto’s en beeldmateriaal

Tijdens het evenement worden er door officiële fotografen sfeerfoto’s en video's gemaakt.

Deze foto's worden na afloop openbaar gedeeld via onze website en/of onze officiële socialemediakanalen (zoals Facebook en Instagram) zodat deelnemers hun sportieve prestatie kunnen herbeleven en delen.
Het beeldmateriaal kan ook worden gebruikt voor promotionele doeleinden van toekomstige edities of verslaggeving rondom de steun aan de strijd tegen kanker.
Indien je ongewenst herkenbaar in beeld bent gebracht op een gepubliceerde foto, kun je na het evenement een gemotiveerd verzoek tot verwijdering indienen via ons e-mailadres (zie punt 8).

5. Delen met derden

vzw De Rode Lopers verkoopt of verhuurt jouw gegevens nooit aan commerciële derden. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het evenement:

De partner voor de online inschrijvingen en elektronische tijdsregistratie.
Medische hulpdiensten (uitsluitend in geval van nood).

6. Bewaartermijn

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de organisatie en de wettelijke (financiële) administratie van het evenement. De officiële uitslagenlijsten (naam en tijd) blijven om sporthistorische redenen online raadpleegbaar, tenzij je expliciet vraagt om jouw specifieke resultaat te anonimiseren.

7. Jouw rechten

Als deelnemer heb je te allen tijde het recht om:

Jouw gegevens in te zien, te corrigeren of te laten wissen.
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen (zoals het publiceren van een specifieke foto).
Een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) indien je van mening bent dat wij niet correct met je gegevens omgaan.

8. Contact en verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is:
vzw De Rode Lopers
Jacob Van Maerlantlaan 23 8800 Roeselare
Mail: Info@derodelopers.be