top of page

Algemene Voorwaarden

Artikel: Overmacht en Afgelasting

1. Definitie van Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de redelijke controle van de organisatie die de uitvoering van het evenement verhindert, vertraagt of onmogelijk maakt. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

  • Extreme weersomstandigheden (storm, hittegolf, zware onweer, gladheid);

  • Besluitvorming door overheden of veiligheidsinstanties (bijv. noodverordeningen, intrekken van vergunningen);

  • Epidemieën of pandemieën;

  • Terroristische dreiging, stakingen, brand of natuurrampen.

2. Recht op Wijziging of Annulering
De organisatie heeft het recht om, op basis van overmacht:

  • Het evenement geheel of gedeeltelijk te annuleren;

  • Het parcours te wijzigen of afstanden in te korten;

  • De starttijden of de datum van het evenement te wijzigen.

3. Restitutiebeleid bij Overmacht

  • Geen volledige terugbetaling: In geval van afgelasting door overmacht vindt er geen automatische volledige restitutie van het inschrijfgeld plaats. De organisatie heeft reeds kosten gemaakt (vergunningen, medailles, marketing, inhuur materialen) die gedekt moeten worden.

  • Gedeeltelijke tegemoetkoming: De organisatie zal naar eigen inzicht bepalen of een gedeeltelijke restitutie, een korting op een volgende editie of het toesturen van het startpakket (bijv. het wedstrijdshirt) mogelijk is.

  • Geen schadevergoeding: De organisatie is niet aansprakelijk voor indirecte schade van de deelnemer (zoals reeds geboekte hotelovernachtingen of reiskosten) als gevolg van de afgelasting.

4. Bekendmaking
Besluiten tot wijziging of annulering worden zo spoedig mogelijk gecommuniceerd via de officiële website, sociale mediakanalen en/of het bij inschrijving opgegeven e-mailadres. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het controleren van deze kanalen kort voor de start van het evenement.

​

Artikel: Portretrecht en Beeldmateriaal

1. Toestemming voor Opnames
Door deelname aan het evenement (of door aanwezigheid op het evenementterrein als toeschouwer) verleent de deelnemer/bezoeker onvoorwaardelijke toestemming aan de organisatie en haar partners (zoals officiële fotografen en hoofdsponsoren) om video-opnamen en foto's te maken waarop de deelnemer zichtbaar is.

2. Gebruik van Beeldmateriaal
De organisatie heeft het recht om deze foto’s en video’s te gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Promotie: Gebruik op de officiële website, social media kanalen (Instagram, Facebook, etc.) en in toekomstige reclamecampagnes (bijv. posters of flyers voor de volgende editie).

  • Verslaglegging: Publicatie in (lokale) nieuwsmedia, persberichten en aftermovies.

  • Commercieel: Het aanbieden van persoonlijke finishfoto’s aan deelnemers (al dan niet tegen betaling via een externe partner).

3. Geen Vergoeding
De deelnemer draagt het recht op zijn/haar portret over voor de bovengenoemde doeleinden zonder dat hiervoor enige financiële vergoeding of claim tegenover staat. De organisatie is de volledige eigenaar van het geproduceerde materiaal.

4. Bezwaar en Verwijdering
Hoewel de organisatie zorgvuldig omgaat met het beeldmateriaal, kan een deelnemer achteraf verzoeken om de verwijdering van een specifieke foto waarop hij/zij herkenbaar en centraal in beeld staat, indien daar een gegronde reden voor is. Dit verzoek kan schriftelijk worden ingediend via het officiële e-mailadres van de organisatie. De organisatie zal zich inspannen om de foto binnen een redelijke termijn van de eigen kanalen te verwijderen, maar is niet verantwoordelijk voor materiaal dat reeds door derden (zoals de pers of andere deelnemers) is verspreid.

5. Privacy (GDPR/AVG)
Het vastleggen van beelden wordt beschouwd als de verwerking van persoonsgegevens. De organisatie handelt hierbij in overeenstemming met de geldende privacywetgeving. Meer details hierover zijn te vinden in onze Privacyverklaring.

​

Artikel: Aansprakelijkheid en Eigen Risico

1. Eigen risico van de deelnemer
Deelname aan de loopwedstrijd geschiedt volledig op eigen risico en eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor enig letsel of enige schade, van welke aard dan ook, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van de deelname.

2. Fysieke gesteldheid
De deelnemer verklaart bij inschrijving over een goede gezondheid te beschikken en fysiek in staat te zijn de gekozen afstand te voltooien. De organisatie adviseert deelnemers met medische klachten of een beperkte conditie om vooraf een sportkeuring te ondergaan. De organisatie is niet verantwoordelijk voor medische incidenten (zoals hartfalen, uitdroging of blessures) tijdens of na het evenement. Bij inschrijving is de gebruiker verantwoordelijk voor de juistheid van gegevens (medische info, noodcontact).

3. Schade aan of diefstal van eigendommen
De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van de deelnemer (zoals kleding, sporttassen, elektronica of vervoersmiddelen), ook niet als deze zijn achtergelaten in een door de organisatie gefaciliteerde garderobe of tassenafgifte. Het gebruik van deze faciliteiten is voor eigen risico.

4. Indirecte schade
De organisatie is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst (bijvoorbeeld door het niet kunnen werken na een blessure of reiskosten bij een afgelasting).

5. Uitsluiting aansprakelijkheid organisatie en vrijwilligers
Deze beperking van aansprakelijkheid geldt eveneens voor alle medewerkers, vrijwilligers, partners en sponsoren die door de organisatie zijn ingeschakeld voor de uitvoering van het evenement.

6. Uitzondering bij opzet of grove schuld
De bovenstaande beperkingen vervallen enkel indien de schade het directe gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de zijde van de organisatie (het bestuur).

​

Artikel: Commerciële Voorwaarden en Inschrijving

1. Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst tussen de organisatie en de deelnemer komt tot stand op het moment dat de inschrijving via de website is voltooid en de volledige betaling door de organisatie is ontvangen. Iedereen die voldoet aan de minimale leeftijdscategorie per afstand kan zich inschrijven. De deelnemer ontvangt hiervan een bevestiging per e-mail.

2. Persoonlijk startbewijs
Het startbewijs (startnummer) is strikt persoonlijk. Het is niet toegestaan om onder een andere naam deel te nemen of het startnummer over te dragen aan een derde zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de organisatie.

  • Reden: Dit is essentieel voor de veiligheid en medische hulpverlening (juiste persoonsgegevens bij ongevallen).

3. Wijzigen van gegevens of afstand
De deelnemer kan tot 14 dagen voor het evenement de gekozen afstand wijzigen (indien de capaciteit dit toelaat).

  • Bij wijziging naar een duurdere afstand dient het verschil te worden bijbetaald.

  • Bij wijziging naar een goedkopere afstand vindt geen restitutie van het prijsverschil plaats.

4. Annulering door de deelnemer
Inschrijvingsgelden worden na betaling niet gerestitueerd, ongeacht de reden van afmelding (bijv. ziekte, blessure of persoonlijke omstandigheden).

  • Optioneel: De organisatie kan besluiten om een overdrachtssysteem aan te bieden via een officieel platform, waarbij een kleine administratieve kost in rekening wordt gebracht.

5. Tarieven en prijzen
De organisatie hanteert de prijzen zoals vermeld op de website op het moment van inschrijving. De organisatie behoudt zich het recht voor om met 'early bird' tarieven of prijsverhogingen richting de evenementdatum te werken. Alle genoemde prijzen zijn inclusief BTW, tenzij anders vermeld.

6. Uitsluiting van het herroepingsrecht
Aangezien de overeenkomst betrekking heeft op de vrijetijdsbesteding en een vastgesteld tijdstip van uitvoering kent (het evenement), is het wettelijke herroepingsrecht (bedenktijd van 14 dagen) niet van toepassing op de aankoop van startbewijzen.

​

Artikel: Intellectueel Eigendom

1. Eigendomsrecht van de Organisatie
Alle rechten van intellectueel eigendom met betrekking tot het evenement, de officiële naam, het logo, de website, teksten, grafische ontwerpen, video’s en foto’s (geproduceerd in opdracht van de organisatie) berusten uitsluitend bij de organisatie.

2. Beperking van Gebruik
Het is deelnemers, bezoekers en derden niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie:

  • De naam of het logo van het evenement te gebruiken voor commerciële doeleinden (zoals de verkoop van eigen merchandise of promotie van eigen diensten);

  • Beeldmateriaal van de website of sociale mediakanalen van de organisatie te kopiëren, te verspreiden of te verveelvoudigen voor andere dan strikt persoonlijke doeleinden.

3. Gebruik voor Persoonlijke Doeleinden
Het is deelnemers toegestaan om beelden van het evenement waarop zijzelf zichtbaar zijn te delen op persoonlijke sociale mediakanalen, mits dit gebeurt zonder commercieel oogmerk en met vermelding van de naam van het evenement (bijv. via een tag of hashtag).

4. Merkschade
Het is verboden om de naam of het logo van het evenement te gebruiken op een wijze die schadelijk kan zijn voor de reputatie van de organisatie of het evenement zelf.

5. Handhaving
Bij inbreuk op de intellectuele eigendomsrechten behoudt de organisatie zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen, waarbij alle gemaakte kosten en geleden schade op de overtreder verhaald zullen worden.

​

Artikel: Toepasselijk recht, Geschillen en Contact

1. Toepasselijk recht
Op alle rechtsbetrekkingen tussen de organisatie en de deelnemer is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Dit geldt ook indien de deelnemer in het buitenland woonachtig is.

2. Geschillenbeslechting
In geval van een geschil zullen partijen eerst trachten dit in onderling overleg op te lossen. Indien er geen minnelijke schikking wordt bereikt, zal het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de organisatie haar statutaire zetel heeft.

3. Ongeldigheid van bepalingen
Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De organisatie zal de betreffende bepaling vervangen door een nieuwe bepaling die de strekking van de oorspronkelijke tekst zo dicht mogelijk benadert.

4. Contactgegevens
Voor vragen over de inschrijving, klachten of algemene informatie over de loopwedstrijd kan de deelnemer contact opnemen met de organisatie via:

bottom of page